จัดงานอีเวนท์อย่างไรให้ประสบความสำเร็จ ?
การจัดงานอีเว้นท์ถือเป็นอีกกิจกรรมที่รวมทุกทุกอย่างไม่ว่าจะอีเว้นท์เล็กหรือใหญ่ อย่างงานปาร์ตี้ งานคอนเสิร์ต งานแต่งงาน หรืองานสัมมนา ซึ่งรูปแบบงานอีเว้นท์จะแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ของงาน แต่ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ หากอยากได้ผลลัพธ์ที่ออกมาปังจะต้องเริ่มจากขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ที่ดี ละเอียด รอบคอบ บทความนี้ได้รวม 10 ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ควรรู้เพื่อนำไปจัดงานอีเว้นท์ให้ประสบผลสำเร็จที่สุด เพราะถ้าหากได้เต็มที่และใส่ใจในทุกขั้นตอนระหว่างการจัดงานอีเว้นท์แล้วนั้น ผลลัพธ์ที่ออกมาจะคุ้มค่าและทำให้หายเหนื่อยเลยทันที
 |
1. กำหนดรูปแบบงานอีเว้นท์
สิ่งแรกที่มองข้ามไปไม่ได้เลยของการจัดงานอีเว้นท์คือต้องกำหนดรูปแบบงานอีเว้นท์ให้ชัดเจน เพื่อให้ทีมงานมีความเข้าใจตรงกันและสามารถดำเนินงานให้ไปในทิศทางเดียวกันได้ ยังอาจช่วยให้สามารถพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ โดยจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของงานจัดขึ้นเพื่อใคร จัดขึ้นทำไม และต้องการบรรลุเป้าหมายอะไรในการจัดงานอีเว้นท์นี้ ซึ่งขั้นตอนนี้ขั้นตอนเดียวจะส่งผลไปถึงทุกขั้นตอนของการจัดงานอีเว้นท์นับจากนี้ ให้ดำเนินการได้อย่างราบรื่นและประสบผลสำเร็จเลยทีเดียว
2. แจกแจงงานและหน้าที่รับผิดชอบในงานอีเว้นท์
การแจกแจงงานและหน้าที่รับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีม สำหรับการจัดงานอีเว้นท์ให้มีความชัดเจน กำหนดระยะเวลาดำเนินงานในแต่ละส่วน กำหนดวันที่ต้องส่งงาน กำหนดวันอัปเดตงานจะยิ่งทำให้การจัดงานอีเว้นท์ดำเนินการไปอย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ เพราะแต่ละหน้าที่มีคนดูแลรับผิดชอบได้อย่างชัดเจน สามารถติดตามสถานะการทำงานจากผู้รับผิดชอบได้ เช่น ฝ่ายดูแลสถานที่จะสามารถบอกได้ว่าพื้นที่ส่วนไหนทำอะไรจัดวางอะไรบ้าง ฝ่ายดูแลเรื่องอาหารจะสามารถจัดอาหาร เมนูของว่าง ให้กับผู้เข้าร่วมงานได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด หากมีใครที่แพ้อาหารอย่างใดอย่างหนึ่งเข้ามา หรือตำแหน่งพิธีกร ที่จะต้องรู้สโคปงานทั้งหมด ระยะเวลาจัดกิจกรรมเพื่อรันให้รายการดำเนินต่อได้อย่างราบรื่น
3. ศึกษาสถานที่สำหรับออกแบบงานอีเว้นท์
สถานที่มีความสำคัญต่อภาพรวมของการจัดงานอีเว้นท์เป็นอย่างมาก เพราะฉะนั้นควรจะต้องหาสถานที่ เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบงานอีเว้นท์ หากต้องการจัดงานอีเว้นท์ในรูปแบบการประชุมหรือสัมมนาให้ความรู้จะต้องเลือกสถานที่ที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับงานอีเว้นท์ที่กำลังจะเกิดขึ้น หรือหากจะจัดในรูปแบบของการแสดงสินค้า ต้องเลือกสถานที่ที่เดินทางสะดวกเข้าถึงง่าย มีที่จอดรถเพียงพอ
4. จัดทำลิสต์รายชื่อแขกผู้เข้าร่วมงาน
การทำลิสต์รายชื่อผู้เข้าร่วมงาน โดยอาจจะเสริมโดยการทำป้ายชื่อที่ชัดเจน อ่านง่าย จะสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมงานได้พบปะพูดคุยทักทาย รู้จักกันได้อย่างสะดวก เพราะบางคนก็มีปัญหาในการจำชื่อของคนอื่น อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เป็นปัญหา การมีป้ายชื่อที่ชัดเจนจะทำให้การสื่อสารและการเข้าสังคมเป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้น อีกทั้งยังส่งผลดีต่อทีมงานที่ทำการจัดงานอีเว้นท์สามารถตรวจสอบได้ว่าแขกที่มาเข้าร่วมงานมีใครบ้างและสามารถสร้างความประทับใจโดยการเรียกชื่อของพวกเขาผ่านป้ายชื่อตรงๆ ได้
5. โปรโมท หรือทำสื่อประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์
การโปรโมทกิจกรรมอีเว้นท์ที่กำลังจะเกิดขึ้นจะช่วยเพิ่มความน่าตื่นเต้นให้กับการจัดงานอีเว้นท์ขึ้นมาก อีกทั้งยังทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถจัดการตารางเวลางานได้เพียงพอเพื่อเข้าร่วมงาน นอกจากนี้การโปรโมทยังเป็นการทำการตลาด เพื่อดึงดูดให้ผู้คนสนใจและอยากเข้าร่วมงานอีเว้นท์มากยิ่งขึ้น ซึ่งการโปรโมทนั้นอาจจะทำสื่อประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์นี้พร้อมๆ กับส่งไปในช่องทางสื่อโซเชียลมีเดียต่างๆ
6. วางระบบรักษาความปลอดภัยให้เรียบร้อย
การจัดงานอีเว้นท์ย่อมมีผู้คนมากหน้าหลายตาเข้าร่วมงานอยู่แล้ว ความปลอดภัยของผู้เข้าร่วมงานถือเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานอีเว้นท์จะต้องรับผิดชอบ เพราะฉะนั้นการติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยให้เรียบร้อยจะช่วยเซฟได้มากกว่า ทั้งคนและเวลาเพื่อป้องกันเหตุที่อาจจะเกิดขึ้น โดยอาจจะติดตั้งระบบ CCTV ในการคอยดูความเรียบร้อยของงาน หากเกิดเหตุการณ์อะไรขึ้นสามารถดูภาพย้อนหลังได้ หรืออาจจะมีการตั้งเครื่องแสกนคนเข้างาน วางระบบคนรักษาความปลอดภัย โดยมีการตรวจคนเข้างานว่าพกสิ่งของหรืออาวุธเข้ามาหรือไม่ มีการเดินตรวจตราดูความเรียบร้อยของงาน รวมไปถึงการเตรียมมาตรการในการเคลื่อนย้ายฉุกเฉินเมื่อมีเหตุไม่คาดฝัน เช่น ไฟไหม้ หรือการก่อการร้าย
7. เช็คความพร้อมของอุปกรณ์และสถานที่
เช็คความพร้อมของอุปกรณ์และสถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์จะทำให้รู้และเตรียมตัวได้ทันในการที่จะต้องหาสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม ซ่อมแซมในอุปกรณ์ที่ชำรุดเสียหาย หรือหาอุปกรณ์อื่นมาทดแทน เพื่อไม่ให้มีข้อผิดพลาดในวันงาน
8. จัดวางตารางโปรแกรมภายในงานอย่างเหมาะสม
จัดวางตารางโปรแกรมภายในงาน ว่าแต่ละกิจกรรมมีช่วงระยะเวลาเท่าไรในการดำเนินการบ้าง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานทราบถึงเวลาที่ต้องใช้ และอำนวยความสะดวกให้กับทีมงานในการจัดงานอีเว้นท์ในการดำเนินงานต่อด้วย ซึ่งโปรแกรมที่วางไว้จะต้องมีความน่าสนใจ ดึงดูดให้ผู้คนอยากเข้าร่วมงาน นอกจากนี้จะต้องมีเวลาเวลาพักเบรกเพื่อให้ผู้คนในงานมีการเข้าสังคม มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันให้ดีขึ้น
9. เตรียมความพร้อมรับมือในระหว่างวันงานอีเว้นท์
ในวันงานทีมงานที่แบ่งหน้าที่กัน แต่ละฝ่ายปฏิบัติตามแผนการดำเนินการที่วางไว้ แต่อย่างน้อยต้องมี 1 ทีมในการเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดได้ ไม่ว่าจะอยู่ในส่วนไหนก็ตาม อย่างกรณีอุปกรณ์มีปัญหาระหว่างใช้งาน จะต้องมีคนที่คอยประสานงานและแก้ไขเหตุการณ์นี้ขึ้นเพื่อให้งานดำเนินต่อไปสะดุด
10. รับฟีดแบ็กเพื่อการจัดงานอีเว้นท์ในครั้งต่อไป
วันสุดท้ายที่เกิดขึ้นหลังการจัดงานอีเว้นท์นั่นคือการให้ผู้เข้าร่วมงานประเมินงานว่าภาพรวมทั้งหมดของรูปแบบงานอีเว้นท์ที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร การจัดงาน การจัดสถานที่ รูปแบบการดำเนินงาน อาหาร เนื้อหาของงานงาน โดยกดประเมินตามความเป็นจริง สามารถเสนอแนะหรือแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา เพื่อเป็นฟีดแบ็กสำหรับอีเว้นท์ครั้งนี้ ว่ามีปัญหาหรือข้อบกพร่องอย่างไร และนำฟีดแบ็กไปปรับปรุงและพัฒนากับอีเว้นท์ครั้งถัดไปที่จะทำการจัดขึ้น
ข้อควรรู้ก่อนการจัดงานอีเว้นท์
- งานแสดงสินค้า (Trade Shows) เป็นการจัดงานอีเว้นท์ที่ทำการรวบรวมสินค้าและบริการที่น่าสนใจของบริษัท มาแสดงในรูปแบบของบูธกิจกรรม โดยอาจทำการเชิญบริษัทต่างๆ มาเข้าร่วมออกบูธ โดยสามารถโปรโมทหรือขายสินค้าในงานอีเว้นท์นี้ได้ ภายใต้ธีมหลักเดียวกัน โดยการจัดงานอีเว้นท์แบบนี้จะทำให้เกิดภาพจำที่ดีต่อผู้เข้าร่วมชมและแสดงถึงสินค้าและบริการทั้งเก่าและใหม่ เพิ่มโอกาสในการขายและเป็นการทำการตลาดให้คนรู้จักเพิ่มมากขึ้น
- งานสัมมนา (Seminar) เป็นการจัดงานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นเชิงให้ความรู้ มีไว้เพื่อฝึกอบรมและสอนเท่านั้น มีความเป็นวิชาการสูง นำเสนอเรื่องราวของบริษัทและให้ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้จัดงานอีเว้นท์นั้นๆ โดยการจัดงานอีเว้นท์แบบนี้เหมาะกับคนที่สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อนำไปปรับใช้ได้
- งานเลี้ยงบริษัท (Company parties) เป็นการจัดงานอีเว้นท์ที่เป็นกิจกรรมภายในองค์กรที่ให้พนักงานได้ใช้เวลาร่วมกัน สร้างความสัมพันธ์อันดีร่วมกัน สร้างขวัญกำลังใจ โดยเป็นงานที่มีความสนุกสนาน ผ่อนคลาย โดยมีเป้าหมายเพื่อความสามัคคีกันในหมู่คณะ มอบกำลังใจดีๆ ให้กับพนักงาน
- งานการกุศลหรือระดมทุนเพื่อเป้าหมายบางอย่าง (Galar) โดยการจัดงานอีเว้นท์ลักษณะนี้จะจัดได้เกือบทุกรูปแบบ เช่น งานวิ่งมาราธอน งานประมูล งานดนตรี งานคอนเสิร์ต ซึ่งการจัดงานอีเว้นท์แบบนี้เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับแบรนด์ มอบประสบการณ์ที่ดีให้ผู้เข้าร่วมงาน ทำสิ่งที่ดีให้กับสังคมได้อย่างแท้จริงกำหนดงบประมาณในการทำอีเว้นท์ให้ดี เพราะในงานมีหลายฝ่าย เพื่อที่จะทำให้งานสำเร็จได้จะต้องใช้เงิน หากรู้งบประมาณที่แน่ชัดจะได้ทำการหาในสิ่งที่ดีและสอดคล้องกับงบ และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บานปลายด้วย